Журнал противопожарных инструктажей: как вести записи и оформлять проверку знаний

Форма журнала учёта противопожарных инструктажей в приказе МЧС России от 16.12.2024 № 1120 рекомендуемая: её можно дополнить своими графами. Обязательны условия учёта, записанные в самом порядке обучения. Запись о проведённом инструктаже делает тот, кто проверял знания и умения, и только при удовлетворительном результате. Если работник проверку не прошёл, его не допускают к работе. В журнал вносят запись об этом за подписью инструктирующего. Инструктирующие осваивают программы самостоятельно, тоже с записью в журнале, но без проверки знаний. Журнал можно вести в электронном виде и подписывать электронной подписью. Отдельного удостоверения по итогам инструктажа порядок не предусматривает: подтверждением служит запись в журнале с подписями.

Материал для тех, кому поручено проводить инструктажи, и для руководителя, который утверждает порядок обучения. Номера пунктов относятся к приложению № 1 к приказу № 1120, если не указан другой документ. Приказ действует с 1 сентября 2025 года до 1 сентября 2031 года и заменил приказ МЧС России № 806. На 19 октября 2026 года изменений в приказ № 1120 не вносилось. Журналы, заведённые до 1 сентября 2025 года, по разъяснению МЧС перерабатывать не требуется.

Что в журнале обязательно, а что можно настроить

МЧС в информационном письме от 17.04.2025 № ИВ-19-4-710 объяснило пометку «рекомендуемый образец»: закон о пожарной безопасности не уполномочивает министерство утверждать форму журнала. Ограничений на дополнительные графы и сведения нет. Ведомство разъяснило, что записи должны позволять оценить соответствие объёма инструктажей по видам и срокам требованиям приказа № 1120. Правовых норм письмо не содержит: это разъяснение, а не самостоятельное обязательное требование.

Из самого порядка следуют условия, которые никакая форма не отменяет:

В порядке обучения руководитель с учётом нормативных требований определяет, в частности (пункт 2): должности тех, кто проводит инструктажи, совмещается ли вводный инструктаж с первичным, в какой форме и по какой процедуре проверяют знания и умения, применяется ли дистанционное обучение, какие виды электронной подписи используются.

Как заполнить графы рекомендуемого образца

В шапке образца указывают наименование объекта защиты, номер журнала, даты начала и окончания. В таблице 11 граф, и строка заполняется на каждого инструктируемого:

Номер документа помогает проверить подготовку инструктирующего. Пункт 6 допускает к этой работе выпускников дополнительных профессиональных программ в области пожарной безопасности, а также колледжа или вуза по специальности «Пожарная безопасность» либо направлению «Техносферная безопасность» с профилем «Пожарная безопасность». Это может быть удостоверение о повышении квалификации, диплом о переподготовке или диплом о профильном образовании. Возможность проверить сведения об этих документах руководитель обязан обеспечить органам пожарного надзора (пункт 24).

Теорию и практику образец учитывает раздельно не случайно. Обучение можно проводить за один раз или по этапам (пункт 3). Теорию разрешено давать дистанционно при условии, что такой формат закреплён в трудовом договоре работника или в соглашении к нему (пункт 4); для практики порядок такой возможности не называет. Практику можно совместить с тренировкой по эвакуации (пункт 16). Поэтому даты в графах 1 и 8 могут различаться, а практическую часть может проводить другой инструктирующий, отвечающий тем же требованиям.

Для первичного и повторного инструктажа практическая часть включает тренировку действий при пожаре и применения первичных средств пожаротушения, в том числе пожарных кранов и средств обеспечения их использования (при наличии), а также средств индивидуальной защиты, спасения и самоспасания (при их наличии). Объём практики определяет руководитель (приложение № 2 к приказу № 1120). Для внепланового и целевого инструктажа, а также для надомников и дистанционных работников руководитель решает, нужна ли практическая часть вообще. Если по такому решению практики не было, пустые графы практической части лучше сопроводить отметкой со ссылкой на это решение.

Сроки, которые должны читаться по записям

Подробный разбор видов и сроков есть в нашей статье об обучении пожарной безопасности, здесь важно другое: по датам в графе 1 видно, соблюдена ли периодичность. Вводный и первичный инструктажи проводят до начала работы на объекте в случаях, указанных в пунктах 9 и 10. Повторный проводят не реже 1 раза в год, а для объектов и работников охраны, перечисленных в пункте 11, — не реже 1 раза в полгода. Для объектов с полугодовой периодичностью и для охраны пункт 12 добавляет внеплановый инструктаж перед возвращением к работе после перерыва дольше 60 календарных дней, поэтому дату возвращения после длительного отсутствия стоит сопоставлять с журналом.

Чтобы по журналу было видно основание, полезно дописывать к виду инструктажа короткую причину: «внеплановый: изменение технологического процесса», «целевой: пожароопасные работы на складе». Если порядок обучения совмещает вводный и первичный инструктаж, запись должна показывать, что проведены оба. Групповой инструктаж допустим для лиц, выполняющих аналогичную трудовую или служебную деятельность (пункт 14), но записи и подписи должны позволять подтвердить прохождение инструктажа каждым участником.

Проверка знаний и умений: кто проводит и как оформить

Форму и процедуру проверки задаёт руководитель в порядке обучения. Это может быть устный опрос, тест по теоретической части, показ действий с огнетушителем или по плану эвакуации: выбор за организацией. Знания по теоретической части можно проверять в том числе с применением электронного обучения и дистанционных технологий (пункт 18). Отдельной комиссии приказ не предусматривает: запись делает должностное лицо, которое проверяло знания и умения. Если проверку проводит не сам инструктирующий, закрепите распределение обязанностей в порядке обучения.

Запись о проведённом инструктаже оформляют только при удовлетворительном результате проверки знаний и умений (пункт 19). При поэтапном обучении процедуру заполнения и подписания граф теории и практики стоит определить в порядке обучения: приказ отдельно её не описывает. Подписи в журнале не должны подменять ещё не пройденную проверку. Протокол тестирования или другие документы организация может ввести своим порядком, но они дополняют журнал и не заменяют его, кроме случая учёта в наряде-допуске, рассмотренного ниже.

Если работник не прошёл проверку

Работника, который показал неудовлетворительный результат, к работе на объекте не допускают. В журнал вносят запись, которую подтверждает подписью инструктирующий. В рекомендуемом образце для неё нет отдельной графы. МЧС разъяснило, что образец можно доработать, поэтому удобно добавить графу «результат проверки» или место для отметки о недопуске.

Число попыток, срок повторной проверки и кадровую процедуру оформления недопуска приказ № 1120 не устанавливает. При этом подпись инструктирующего под записью о неудовлетворительном результате прямо предусмотрена пунктом 20. В ответе на вопрос о сроке и оформлении недопуска МЧС отсылает к полномочию руководителя определить форму и процедуру проверки. В порядке обучения стоит прописать, например:

Кадровое оформление недопуска и вопросы оплаты на это время регулирует трудовое законодательство, приказ № 1120 их не решает. Согласуйте формулировки с кадровой службой.

Как записать самостоятельное освоение программ инструктирующим

Инструктирующий не проходит инструктаж у самого себя. Порядок прямо говорит, что лица, отвечающие требованиям пункта 6, осваивают программы противопожарных инструктажей самостоятельно, с записью в журнале, а проверка знаний и умений в этом случае не проводится. Состав такой записи порядок не определяет. Практичный вариант: дата, какие программы освоены, пометка «самостоятельное освоение, пункт 6 порядка», фамилия и номер документа об образовании или обучении, подпись. Как часто делать такую запись, приказ отдельно не оговаривает, поэтому закрепите это в порядке обучения, например при каждом утверждении новой редакции программ.

Когда в журнал ничего не пишут: наряд-допуск

Если на огневые работы оформлен наряд-допуск, запись в журнале учёта противопожарных инструктажей не делают (пункт 21). Сведения об инструктаже каждого исполнителя вносят в сам наряд-допуск: этого требует пункт 372 Правил противопожарного режима, утверждённых постановлением Правительства № 1479 от 16 сентября 2020 года. Перед другими огневыми, пожароопасными и пожаровзрывоопасными работами, на которые наряд-допуск не оформляется, проводят целевой инструктаж с обычной записью в журнале.

Срок действия Правил № 1479 заканчивается вместе с 2026 годом. На 19 октября 2026 года новые правила существуют только как проект МЧС России. После их утверждения проверьте ссылки на пункты правил в программах инструктажей и в своём порядке обучения.

Электронный журнал и электронная подпись

Журнал можно оформлять в электронном виде (пункт 22). Результаты обучения и проверки знаний и умений допускается фиксировать электронной подписью работника и инструктирующего по закону «Об электронной подписи» (пункт 23). Виды подписи руководитель определяет в порядке обучения (подпункт 8 пункта 2).

Закон № 63-ФЗ различает простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подпись. Документ с квалифицированной подписью равнозначен бумажному с собственноручной подписью, если федеральный закон или принятый по нему акт не требует именно бумажной формы. Простая и неквалифицированная подпись дают такой результат в случаях, установленных нормативными актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Для неквалифицированной подписи такой акт или соглашение должны предусматривать порядок её проверки. Для простой подписи нужны правила определения подписавшего и обязанность соблюдать конфиденциальность ключа (статьи 5, 6 и 9 закона).

Одного указания вида подписи в порядке обучения или общего согласия работника на электронный журнал недостаточно. Если основанием равнозначности служит соглашение, в нём нужно определить, какие документы признаются равнозначными бумажным, и выполнить требования закона к выбранному виду подписи. Система должна обеспечивать фактическое подписание: для простой подписи — выполнение условий статьи 9, для усиленной неквалифицированной — признаки из статьи 5, включая возможность определить подписавшего и обнаружить изменения после подписания. Соглашение само по себе не превращает обычную запись в таблице в подписанный электронный документ.

Для подготовки к переходу на электронный журнал используйте следующий список. В нём есть как проверка правовых условий, так и практические рекомендации по работе системы:

Электронный журнал не означает, что само обучение проводится дистанционно. Если дистанционно проходит теория, отдельно проверьте условие о таком формате в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (пункт 4).

Хранение и подготовка к проверке

Срок хранения журнала приказ № 1120 не устанавливает. В Перечне типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) для журналов учёта инструктажей по пожарной безопасности указан срок 3 года (статья 613). Закрепите срок и место хранения в номенклатуре дел организации.

Перед проверкой пожарного надзора удобно пройти журнал по короткому списку:

Обучение тех, кто проводит инструктажи

Требования пункта 6 относятся к каждому, чья фамилия стоит в графах 5 и 9. Если у назначенного работника нет профильного образования, ему нужна программа дополнительного профессионального образования в области пожарной безопасности. По позиции МЧС, повышение квалификации без профильного образования, пройденной переподготовки или дисциплины по пожарной безопасности в дипломе не даёт оснований поручать человеку инструктажи. Подробно о выборе программы рассказано в нашей статье «Обучение пожарной безопасности: кому достаточно инструктажа, а кому нужна программа ДПО» в разделе «Статьи».

В Учебном комбинате «МАГИСТР» есть программа повышения квалификации для работников, на которых возложена трудовая функция по проведению противопожарного инструктажа. Среди её тем указаны виды и порядок проведения инструктажей, их документальное оформление и ведение журналов учёта. Обучение готовит инструктирующего, но не заменяет инструктажей на вашем объекте и записей в вашем журнале. Оставьте заявку через форму на сайте или свяжитесь с нами через раздел «Контакты»: уточним, подходит ли программа вашему сотруднику с учётом его образования, и расскажем об условиях обучения.